Gestione Documentale

Una realtà sconosciuta all’interno della maggior parte delle aziende è quella che riguarda la spesa per la gestione dei documenti, in modo particolare per quanto concerne le stampe effettuate ‘inutilmente’ e quindi lo spreco dei documenti stampati.
Una soluzione a questo problema è riscontrabile nella Gestione Documentale, ossia nell’utilizzazione di un software in grado di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Il software utilizzato per la Gestione Documentale possiede delle caratteristiche specifiche, tra queste: modularità, flessibilità, sicurezza, semplicità e rapidità di avvio. Grazie a queste caratteristiche riscontrate, infatti il software di Gestione Documentale è adattabile a qualsiasi tipo di organizzazione e di sistema gestionale, poiché facilmente integrabile. Altre caratteristiche che contraddistinguono questo software sono: l’espandibilità nel tempo, la fruibilità via web, e il fatto che sia in grado di gestire qualsiasi tipo di file.
In base alle caratteristiche sopra elencate, l’applicativo proposto dagli specialisti del settore di O.K. Copy Italia, è in grado di assistere aziende di tutte le dimensioni per organizzare, conservare, gestire, consultare, distribuire e convalidare in modo univoco tutto il materiale documentale.

L’intero software di Gestione Documentale è suddiviso in sei moduli:

1. La piattaforma per la gestione elettronica documentale integrata;
2. L’integrazione con il mondo AS400-iSeries;
3. L’integrazione con il mondo MS-Office;
4. L’integrazione con il mondo applicativo;
5. La soluzione di workflow documentale;
6. La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.

Tra quelli elencati, i tre moduli principali sono i seguenti:

1. Archiviazione Documentale: consente l’inserimento di tutti i documenti aziendali in un sistema documentale in grado di garantire una notevole riduzione dei tempi di ricerca e di reperimento dei documenti;
2. Conservazione Sostitutiva: consente l’archiviazione elettronica in alternativa a quella cartacea, per tutti i documenti aziendali, in base alle concessioni espresse all’interno della nuova normativa italiana;
3. Workflow Documentale: è in grado di creare un processo di gestione dei documenti passando dalle varie persone di competenza all’interno dell’azienda.

Grazie all’utilizzo di questi moduli sarà possibile governare la produzione e l’acquisizione dei documenti, organizzarne la catalogazione e l’archiviazione, regolamentare le autorizzazioni di accesso e controllare la conservazione, nonché la trasmissione del flusso documentale.
Attraverso l’utilizzo dei diversi moduli è altresì possibile semplificare e accelerare la ricerca e la consultazione e rendere maggiormente tempestive ed efficienti le comunicazioni.

I benefici riscontrati da chi ha implementato soluzioni di gestione documentale sono visibili nel miglioramento della comunicazione interna, delle attività di marketing e della produttività e in un lavoro più collaborativo che porta ad un conseguente aumento della soddisfazione del cliente.
I benefici per gli utilizzatori di tale soluzione sono invece riscontrabili in termini di riduzione dei tempi utilizzati per l’archiviazione, per la ricerca e per la distribuzione dei documenti, dei costi di stampa e copia, con una conseguente diminuzione dello spazio di stoccaggio dei documenti e quindi del materiale cartaceo circolante.
A tutte queste vantaggiose riduzioni che sono state riscontrate seguono, come anticipato, il netto miglioramento della condivisione dei documenti e del team work. Tutti questi miglioramenti garantiranno nel tempo l’unicità dei documenti e l’accessibilità al patrimonio informativo aziendale.

Proporre un progetto di GESTIONE DOCUMETALE, vuole dire proporre mediamente un risparmio di almeno il 40% sugli attuali costi di stampa.
(Dato statistico emerso da tutti i progetti elaborati fino ad ora).